Slimmer samenwerken? Dit zijn de 5 voordelen van Microsoft Teams

Lysanne Hopman

07-01-2022

5minutenleestijd

Microsoft 365 Online werken

Op afstand kunnen samenwerken is anno nu niet weg te denken. Daarvoor dien je wel eerst software aan te schaffen die dit mogelijk maakt. Bijvoorbeeld Microsoft Teams, een online applicatie binnen Microsoft 365. In dit artikel lees je wat Teams precies is en welke 5 voordelen je eruit kunt halen.

Wat is Microsoft Teams?

Microsoft Teams is een applicatie van Microsoft waarmee je gemakkelijk samenwerkt. Het is een hub voor teamwerk. Je kunt met tot maar liefst 10.000 (!) collega’s, klanten en mensen buiten je organisatie chatten en (video)bellen. Ook is het mogelijk om tegelijkertijd te werken in Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden. Daarnaast heb je vanaf elk apparaat, op elk moment contact met elkaar. Dat is handig als je vanaf kantoor onderweg bent naar een klant. Of een dag thuiswerkt.

Hoe werkt Microsoft Teams?

Nadat je een Microsoft Team-account hebt aangemaakt, maak je in jouw omgeving een team aan. Vervolgens nodig je de teamleden uit. Bijvoorbeeld alle collega’s die op de marketingafdeling werken. Binnen dat team beschik je over het standaardkanaal ‘Algemeen’, maar je kunt meerdere kanalen aanmaken. Bijvoorbeeld voor aparte projecten binnen het marketingteam. Of wanneer je hulp van een andere afdeling nodig hebt.

Binnen elk kanaal kunnen teamleden chatten en bestanden delen. Bestanden kun je ook als aparte tab toevoegen aan de omgeving. Werk je met mensen buiten je organisatie? Dan kunnen ze als gast deelnemen aan Microsoft Teams-vergaderingen. Hierdoor hoef je niet fysiek bij elkaar op bezoek. Dat scheelt waardevolle tijd.

Waarom zou ik moeten werken met Teams?

Er bestaan verschillende applicaties waarmee je kunt samenwerken met je team. Maar waarom zou je specifiek voor Microsoft 365 Teams kiezen? Laat ik je overtuigen met onderstaande punten.

1. Beslissingen maken en documenten delen gaan sneller. Je werkt namelijk via chatgesprekken in plaats van e-mail.
2. Je zoekt niet meer oneindig lang naar de juiste versie van een bestand. Je werkt namelijk in kanalen in plaats van in gewone bestandsmappen.
3. Je hoeft niet meer op elkaar te wachten. Je werkt namelijk in een veilige omgeving waarin je op hetzelfde moment met anderen bestanden kunt bewerken.
4. Je bespaart reactietijd. Jij en je teamleden sturen eenvoudig vind-ik-leuks, vermeldingen en antwoorden in plaats van lange e-mails.
5. Jij en je teamleden voegen simpel notities, websites en (werk)apps toe.
6. Je werkt vanaf elke plek moeiteloos samen. Je werkt namelijk in de cloud.

Wat zijn de voordelen van Microsoft Teams?

Microsoft Teams heeft voor elke organisatie voordelen. Of je nu 10 teamleden hebt of een grote business runt. Hieronder vind je de 5 belangrijkste voordelen van Teams.

1. Vergader op elke locatie

Met slechts 1 druk op de knop start je een groepschat of videogesprek op elke locatie. Je kunt met maar liefst 10.000 teamleden tegelijkertijd vergaderen. Geef je een presentatie? Dan deel je gemakkelijk je scherm.

2. Bel veilig

Met Teams houd je ook zorgeloze telefoongesprekken. Via Teams-oproepen, telefoonsystemen, telefonie-abonnementen of directe routeringen weet je altijd met wie je in gesprek bent.

3. Chat persoonlijker

Laat je groepschats of persoonlijke berichten meer leven met de vele GIF’s, stickers en emoji’s. Zo laat je aan anderen zien wie jij bent.

4. Versnel werkprocessen

Doordat je altijd (video)gesprekken tot je beschikking hebt, houd je samen met elkaar eenvoudig contact. Je kunt in zowel kleine als grote teams werken en communiceren. Daarnaast geef je in groepschats eenvoudig toegang tot takenlijsten, agenda’s of bestanden in OneDrive. Ook schakel je gemakkelijk van een groepschat over naar een gezamenlijk videogesprek. Door deze functies worden werkprocessen direct versneld.

5. Integreer met de Office 365-apps

Teams werkt goed samen met de andere Office 365-apps. Heb je zojuist een belangrijke meeting gehouden en wil je wat er is besproken terug kunnen halen? Met Teams download je eenvoudig de transcriptie naar je OneDrive. Ook kun je tegelijkertijd aan de slag in Word-, PowerPoint- of Excel-bestanden.

Meer voordelen van Microsoft 365 lees je in dit artikel.

Hoe veilig is Microsoft Teams?

Microsoft Teams is veilig. Microsoft zorgt er namelijk voor dat Teams beveiligd is en jouw privacy wordt beschermd. De organisatie voldoet wereldwijd aan meer dan 90 veiligheidsvoorschriften en -normen. Bovendien heb je zelf de mogelijkheid om beveiligingsinstellingen naar wens aan te passen.

Is Microsoft Teams gratis?

De software van Microsoft Teams is gratis. Wil je echter meer functionaliteiten gebruiken? Dan raden we je aan om Microsoft 365 aan te schaffen. Sommige functies binnen Teams zijn namelijk alleen beschikbaar met een Microsoft 365-abonnement.

Met een betaalde versie van Teams profiteer je onder andere van:

• meer opslagruimte per gebruiker;
• opname- en transcriptiemogelijkheden van meetings;
• eenvoudig samenwerken via de Office 365-apps, zoals Word;
• onderlinge integratie tussen de Office 365-apps;
• uitgebreide beveiligingscontroles.

Waar vind ik Microsoft Teams?

Wil je Microsoft Teams gebruiken? Schaf dan een Microsoft 365-abonnement aan. Een abonnement vind je bijvoorbeeld bij Hostnet. Wij bieden de pakketten Business Basic of Business Standard aan waarin Teams zit inbegrepen. Let op: Bij Microsoft 365-apps zit Teams niet inbegrepen. Als je twijfelt over welk abonnement het best bij je past, kun je de diensten van Microsoft 365 vergelijken in dit artikel.

Met deze 5 Microsoft 365-tips creëer je een kickstart voor je business!

Ik hoop dat je genoeg informatie hebt. Veel succes!

Microsoft 365

Werk veilig en efficiënt in de cloud met de vertrouwde Office 365-apps. Samen of individueel.

• Zorgeloos overstappen, ook in het weekend
• Gratis installatiehulp t.w.v. € 50
• Effectief samenwerken met teamleden
• Nieuwste versie van de Office 365-apps
• Online werken met Office 365-apps
• 1 TB online opslag

Naar Microsoft 365