Voor welke doelen verwerken wij uw persoonsgegevens?
1. Om bestellingen via onze website te kunnen verwerken
Als domeinnaamregistrar is Hostnet verplicht om, wanneer u een domeinnaam registreert, bepaalde informatie te verstrekken aan de uitgevende instantie van de betreffende domeinextensie. Deze informatie kan verschillen per uitgevende instantie. In de regel verstrekken wij uw contactgegevens (naam en adres), maar mogelijk ook uw e-mail, telefoonnummer en geboortedatum. De relevante uitgevende instantie kan dergelijke informatie voor het publiek beschikbaar stellen via een open, toegankelijke database van domeinnaamhouders, de zogenaamde WHOIS-database. Voor sommige extensies geldt dat u de WHOIS-gegevens kunt laten afschermen door de uitgevende instantie. Uw gegevens zijn dan nog wel bekend bij de uitgevende instantie, maar niet meer zichtbaar in de openbare WHOIS-database.
Wij vergelijken uw gegevens met de landen en individuen op de internationale sanctie lijst om sancties te voorkomen
Wij verwerken uw gegevens om onze administratie bij te kunnen houden, dit is een wettelijke verplichting.
Wij verwerken uw gegevens om een melding van misbruik en/of illegale content te onderzoeken.
Betalingen worden gedaan via onze payment providers (Adyen en ING). Deze payment providers zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Op de website van de door u gekozen payment provider vindt u meer informatie over de omgang met uw persoonsgegevens. Wij verwerken financiële gegevens. Dit is nodig voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b van de AVG).
2. Om uw persoonlijke account aan te maken en te onderhouden
Er wordt voor u een account aangemaakt, zodat u volledig gebruik kunt maken van uw diensten. Een account bevat persoonsgegevens zoals uw naam, achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, eerdere bestellingen en/of lopende contracten. Dit doel is nodig voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b van de AVG). De persoonsgegevens die u via uw account opgeeft, kunt u aanpassen wanneer u wilt.
3. Voor klantenservice: afhandeling van vragen, opmerkingen en klachten
U kunt ons bereiken via telefoon, e-mail, chat en social media. Om u direct te kunnen helpen, maken we gebruik van de gegevens die beschikbaar zijn in ons klantrelatiesysteem. Hierin staan bijvoorbeeld uw contactgegevens en aankoopgeschiedenis. Telefoongesprekken en contactlogs met onze Klantenservice kunnen gebruikt worden voor trainingsdoeleinden.
De gegevens die we voor dit doel gebruiken zijn nodig voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, sub b van de AVG) en/of ons gerechtvaardigde belang (artikel 6, lid 1, sub f van de AVG).
4. Voor analyses en ter ontwikkeling van onze website, producten en diensten
We benaderen u soms voor klantonderzoeken, bijvoorbeeld om uw tevredenheid te meten. Uw feedback en (online) klantgedrag zijn voor ons erg waardevol om onze dienstverlening te kunnen verbeteren. We geven u altijd de mogelijkheid om zich uit te schrijven voor dergelijke klantenonderzoeken via Mijn Hostnet. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een efficiënte bedrijfsvoering (artikel 6 lid 1 sub f van de AVG).
We verwerken ook gegevens die u indirect aan ons verstrekt. Onze website gebruikt cookies voor functionele doeleinden, analytische doeleinden en marketingdoeleinden. De functionele cookies zijn nodig voor het gebruik van de website. Het betreft de volgende gegevens:
De gegevens uit de analytische cookies en marketing-cookies worden niet gekoppeld aan de overige gegevens die u tijdens het bestelproces opgeeft, maar zorgen er wel voor dat wij inzicht krijgen in de conversieratio, de manier waarop onze website gebruikt wordt en de manier waarop we onze site kunnen verbeteren. Meer informatie over cookies vindt u in de cookieverklaring verderop in deze privacy- en cookieverklaring. De wettelijke basis is toestemming, die u geeft door akkoord te gaan met onze cookievoorwaarden in de cookie-banner op de website (artikel 6 lid 1 sub a van de AVG).
5. Voor het verzenden van aanbiedingen, nieuws en acties
Via Mijn Hostnet kunt u zich aanmelden voor onze nieuwsbrief. U ontvangt alleen marketingberichten van ons als u daarvoor toestemming heeft gegeven, als u producten of diensten bij ons heeft afgenomen of zich heeft ingeschreven voor een evenement en niet heeft aangegeven de marketingberichten niet te willen ontvangen. Ontvangt u liever geen nieuwsbrief meer? Uitschrijven doet u door onderaan de nieuwsbrief op ‘Uitschrijven’ te klikken of door in Mijn Hostnet uw e-mailvoorkeuren aan te passen.
We verwerken ook enkele gegevens zonder dat u dit direct merkt. Bijvoorbeeld als u onze elektronische (nieuws)brieven leest. We verzamelen deze gegevens door middel van e-mailpixels. Met behulp van de e-mailpixels weten we of en wanneer een e-mail is geopend en op welke links in de e-mail is geklikt. Zo weten we hoe effectief en relevant onze nieuwsbrieven zijn en kunnen we op termijn een meer gepersonaliseerde selectie van nieuws en/of aanbiedingen toesturen en deze afstemmen op uw interesses.
Als u niet wilt dat wij een e-mailpixel gebruiken, dan is dat uiteraard geen probleem. U kunt u dit aangeven door een e-mail te sturen naar marketing@hostnet.nl. In dat geval ontvangt u geen gepersonaliseerde nieuwsbrieven en/of aanbiedingen meer. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigde belang (artikel 6 lid 1 sub f van de AVG).
Wij verwerken uw gegevens voor zover noodzakelijk op het moment dat u zich aanmeldt voor een door Hostnet BV georganiseerd evenement.
6. Voor het beschermen van onze diensten
Wij verwerken uw persoonsgegevens om de veiligheid en integriteit van onze Diensten te waarborgen. Dit omvat onder meer het monitoren en voorkomen van fraude en andere activiteiten die de beveiliging kunnen bedreigen. Voor deze verwerking gebruiken wij onder andere uw contactgegevens en informatie over uw gebruik van onze Diensten. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang om onze Diensten veilig te houden en de gegevens van onze klanten te beschermen (artikel 6, lid 1, onder f AVG). Het beveiligen van onze infrastructuur (bijvoorbeeld tijdens een onderzoek naar welke mailbox spam verstuurd).
7. Voor het organiseren van (online) evenementen
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor het organiseren van (online) evenementen. Voor deze verwerking gebruiken wij uw contactgegevens. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang om evenementen te organiseren (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
8. Voor het werven van personeel
Het Privacybeleid voor sollicitanten bij Hostnet vindt u hier: https://werken-bij.hostnet.nl/privacy-policy.
Met wie delen we uw persoonsgegevens?
Hostnet verkoopt of verhandelt uw persoonsgegevens niet aan derde partijen. Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met externe leveranciers, dienstverleners, consultants, contractanten of agents (“derden”) die namens ons diensten verrichten en daarvoor toegang tot deze gegevens nodig hebben. Daarnaast delen wij bepaalde persoonsgegevens wanneer u ervoor kiest om gebruik te maken van integraties van derden die wij via onze producten aanbieden.
Met deze derden hebben wij contractuele afspraken die zijn bedoeld om uw persoonsgegevens te beschermen. Dit houdt in dat zij uw gegevens uitsluitend mogen verwerken op onze instructie, deze niet mogen delen met andere organisaties dan met ons, en zich verplichten om de gegevens die zij namens ons verwerken te beveiligen en slechts te bewaren gedurende de periode die wij voorschrijven.
Categorieën van derden waarmee wij persoonsgegevens kunnen delen, zijn onder meer:
Advertentienetwerken (bijv. Google)
Affiliate marketingprogramma’s
Cloudcomputingdiensten
Communicatie- en samenwerkingstools
Data-analyse diensten
Dataopslagproviders
Financiële en boekhoudtools
Overheidsinstanties
Geïntegreerde dienstverleners
Betaalverwerkers
Prestatiemonitoringtools
Productontwikkeling- en ontwerptools
Retargetingplatforms
Sales- en marketingtools
Sociale netwerken
Testtools
Diensten voor gebruikersregistratie en authenticatie
Aandeelhouders
Andere group.ONE-entiteiten
Uitgevende instanties van domeinnamen
Ons accountantskantoor
Ict-dienstverleners
Deurwaarders, bewindvoerders en overige externe adviseurs
Overheidsinstanties
Delen met andere verwerkingsverantwoordelijken
In bepaalde situaties kunnen wij uw persoonsgegevens delen met andere verwerkingsverantwoordelijken:
Bedrijfsoverdrachten
Wij kunnen uw gegevens delen of overdragen in het kader van, of tijdens onderhandelingen over, een fusie, verkoop van bedrijfsactiva, financiering of overname van (een deel van) onze onderneming door een andere partij. Het delen van gegevens gebeurt altijd onder een geheimhoudingsverklaring. De rechtsgrondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang om zakelijke transacties uit te voeren (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Gelieerde ondernemingen
Wij kunnen uw gegevens delen met gelieerde ondernemingen, waarbij wij eisen dat zij deze Privacyverklaring naleven. Gelieerde ondernemingen omvatten onze moedermaatschappij en eventuele dochterondernemingen, joint ventures of andere ondernemingen die wij controleren of die onder gezamenlijke controle staan. Deze gelieerde ondernemingen treden doorgaans op als verwerker; in sommige gevallen kan de holdingmaatschappij optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor risicobeheer en statistische doeleinden (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Zakelijke partners
Op uw verzoek kunnen wij uw gegevens delen met onze zakelijke partners om u bepaalde producten, diensten of promoties aan te bieden. De rechtsgrondslag hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst die u met ons heeft (artikel 6, lid 1, onder b AVG) of ons gerechtvaardigd belang om u in contact te brengen met onze partners (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Autoriteiten en rechtbanken
In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens aan autoriteiten te verstrekken, bijvoorbeeld wanneer deze relevant zijn voor een strafrechtelijk onderzoek.
Welke gegevens wij verstrekken, hangt af van het verzoek van de autoriteit en kan onder meer uw contact- en betalingsgegevens, verkeersgegevens van uw account/website of zelfs de inhoud van e-mails omvatten. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is onze wettelijke verplichting om te voldoen aan verzoeken van autoriteiten en gerechtelijke bevelen (artikel 6, lid 1, onder c AVG)
Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?
Op grond van artikel 32 uit de AVG zijn wij verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. De beveiliging van uw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen.
Alleen werknemers die daarvoor van ons een bevoegdheid hebben gekregen, hebben toegang tot persoonsgegevens. Zij hebben hiervoor een geheimhoudingsverklaring getekend. Wij kennen mede daardoor een passend beschermingsniveau. Dit beschermingsniveau stellen wij bij wanneer nodig. Wij doen er alles aan om datalekken (inbreuken op de beveiliging) te voorkomen. Wanneer er sprake is van een datalek, handelen wij volgens ons datalekprotocol.
Worden uw gegevens gedeeld buiten de EER? (Europese Economische Ruimte)
Voor het verkrijgen en bewaren van bepaalde gegevens gebruiken we verschillende applicaties. Om uw privacy te waarborgen, kiezen we onze leveranciers zorgvuldig uit en zijn deze applicaties aan strenge regels gebonden. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie (EU).
Doorgifte buiten de EER
Als we uw gegevens doorgeven buiten de EER zorgen we voor passende bescherming van uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld door speciale contracten (standard contractual clauses) te gebruiken.
Wat zijn uw rechten?
U heeft het recht om goed geïnformeerd te worden over wat wij met uw gegevens doen en waarom we uw gegevens nodig hebben. Dat doen we via deze privacyverklaring. Daarnaast heeft u de volgende rechten:
Recht op inzage (als u wilt weten welke gegevens we van u verzamelen);
Recht op rectificatie (we passen graag alle gegevens aan die niet meer kloppen);
Recht om vergeten te worden (in sommige gevallen kunt u ons vragen om uw gegevens te verwijderen);
Recht op beperking van de verwerking (in sommige gevallen mag u ons vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken);
Recht op overdraagbaarheid van gegevens (als u dat wilt, kunnen we uw gegevens doorgeven aan een andere partij of u een kopie van uw gegevens geven);
Recht op bezwaar (in sommige gevallen mag u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens).
Recht op contact met de Autoriteit Persoonsgegevens, hiervoor maakt u gebruik van de deze (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap) pagina.
Gebruikmaken van uw rechten
Wilt u gebruikmaken van een van uw rechten? Neem dan contact op via de contactgegevens hieronder. Na het ontvangen van uw verzoek nemen wij (tijdens kantooruren) zo snel mogelijk contact met u op. Binnen uiterlijk 30 dagen is uw verzoek volledig verwerkt.
Telefoonnummer: 020-7500800
E-mailadres: dataverzoek@hostnet.nl
Aanpassen van uw gegevens
U kunt uw klantgegevens inzien en aanpassen via Mijn Hostnet. Eenmaal ingelogd gaat u naar 'Account'. Hier vindt u uw contactgegevens en kunt u deze wijzigen. Ook uw WHOIS-gegevens past u aan via Mijn Hostnet. Eenmaal ingelogd gaat u naar 'Diensten'. Hier kiest u de domeinnaam waarvan u de WHOIS-gegevens wilt wijzigen. Kies nu via de tab 'Domeinnaam' voor 'WHOIS-gegevens wijzigen'.
Indien de contracthouder van een domeinnaam wijzigt, is het nodig het contract te verplaatsen naar diens klantaccount. Meer informatie daarover leest u via de volgende pagina: https://helpdesk.hostnet.nl/hc/nl-nl/articles/360015285718-hoe-kan-ik-het-contract-van-mijn-domeinnaam-verplaatsen.