Privacy- en cookieverklaring

Hostnet bv (De Ruijterkade 6, 1013 AA te Amsterdam) is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Voor welke doelen verwerken wij uw persoonsgegevens?

1. Om bestellingen via onze website te kunnen verwerken

Zodra u een bestelling heeft geplaatst, verwerken wij gegevens zoals: geslacht, voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en (indien van toepassing) btw-nummer. Heeft u een persoonlijk account? Dan worden de gegevens (ook) in uw account opgeslagen. We slaan ook informatie over eerdere bestellingen en/of annuleringen op in uw account. Zo kunnen wij u sneller helpen. Zodra u een bestelling plaatst, wijzigt of annuleert, ontvangt u van ons altijd een bevestiging per e-mail.

Betalingen worden gedaan via onze payment providers (Adyen en ING). Deze payment providers zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Op de website van de door u gekozen payment provider vindt u meer informatie over de omgang met uw persoonsgegevens. Wij verwerken financiële gegevens. Dit is nodig voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b van de AVG).

2. Om uw persoonlijke account aan te maken en te onderhouden

Er wordt voor u een account aangemaakt, zodat u volledig gebruik kunt maken van uw diensten. Een account bevat persoonsgegevens zoals uw naam, achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, eerdere bestellingen en/of lopende contracten. Dit doel is nodig voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b van de AVG). De persoonsgegevens die u via uw account opgeeft, kunt u aanpassen wanneer u wilt.

3. Voor klantenservice: afhandeling van vragen, opmerkingen en klachten

U kunt ons bereiken via telefoon, e-mail, chat en social media. Om u direct te kunnen helpen, maken we gebruik van de gegevens die beschikbaar zijn in ons klantrelatiesysteem. Hierin staan bijvoorbeeld uw contactgegevens en aankoopgeschiedenis. Telefoongesprekken en contactlogs met onze Klantenservice kunnen gebruikt worden voor trainingsdoeleinden.

De gegevens die we voor dit doel gebruiken zijn nodig voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, sub b van de AVG) en/of ons gerechtvaardigde belang (artikel 6, lid 1, sub f van de AVG).

4. Voor analyses en ter ontwikkeling van onze website, producten en diensten

We benaderen u soms voor klantonderzoeken, bijvoorbeeld om uw tevredenheid te meten. Uw feedback en (online) klantgedrag zijn voor ons erg waardevol om onze dienstverlening te kunnen verbeteren. We geven u altijd de mogelijkheid om zich uit te schrijven voor dergelijke klantenonderzoeken via Mijn Hostnet. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een efficiënte bedrijfsvoering (artikel 6 lid 1 sub f van de AVG).

We verwerken ook gegevens die u indirect aan ons verstrekt. Onze website gebruikt cookies voor functionele doeleinden, analytische doeleinden en marketingdoeleinden. De functionele cookies zijn nodig voor het gebruik van de website. Het betreft de volgende gegevens:

• locatiegegevens;
• IP-adres of app-ID's;
• internetbrowser en apparaattype;
• websitetaal.

De gegevens uit de analytische cookies en marketing-cookies worden niet gekoppeld aan de overige gegevens die u tijdens het bestelproces opgeeft, maar zorgen er wel voor dat wij inzicht krijgen in de conversieratio, de manier waarop onze website gebruikt wordt en de manier waarop we onze site kunnen verbeteren. Meer informatie over cookies vindt u in de cookieverklaring verderop in deze privacy- en cookieverklaring. De wettelijke basis is toestemming, die u geeft door akkoord te gaan met onze cookievoorwaarden in de cookie-banner op de website (artikel 6 lid 1 sub a van de AVG).

5. Voor het verzenden van aanbiedingen, nieuws en acties per e-mail

Via Mijn Hostnet kunt u zich aanmelden voor onze nieuwsbrief. U ontvangt alleen marketingberichten van ons als u daarvoor toestemming heeft gegeven, of als u producten of diensten bij ons heeft afgenomen en niet heeft aangegeven de marketingberichten niet te willen ontvangen. Ontvangt u liever geen nieuwsbrief meer? Uitschrijven doet u door onderaan de nieuwsbrief op ‘Uitschrijven’ te klikken of door in Mijn Hostnet uw e-mailvoorkeuren aan te passen.

We verwerken ook enkele gegevens zonder dat u dit direct merkt. Bijvoorbeeld als u onze elektronische (nieuws)brieven leest. We verzamelen deze gegevens door middel van e-mailpixels. Met behulp van de e-mailpixels weten we of en wanneer een e-mail is geopend en op welke links in de e-mail is geklikt. Zo weten we hoe effectief en relevant onze nieuwsbrieven zijn en kunnen we op termijn een meer gepersonaliseerde selectie van nieuws en/of aanbiedingen toesturen en deze afstemmen op uw interesses.

Als u niet wilt dat wij een e-mailpixel gebruiken, dan is dat uiteraard geen probleem. U kunt u dit aangeven door een e-mail te sturen naar marketing@hostnet.nl. In dat geval ontvangt u geen gepersonaliseerde nieuwsbrieven en/of aanbiedingen meer. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigde belang (artikel 6 lid 1 sub f van de AVG).

Om onze marketingactiviteiten te beheren en te optimaliseren, maken wij gebruik van de oplossingen van HubSpot Inc, Two Canal Park, Cambridge, MA 02141, Verenigde Staten (hierna HubSpot genoemd). We kunnen deze tool gebruiken om marketing-e-mails te verzenden (bijvoorbeeld nieuwsbrieven of enquêtes) en het succes van onze mailings te volgen (bijvoorbeeld hoe vaak ze geopend zijn). We gebruiken het ook om onze sociale media-accounts te beheren. Als u hebt ingestemd met het gebruik van uw e-mailadres of andere contactgegevens voor reclamecommunicatie, verwerken wij uw e-mailadres met behulp van HubSpot om contact met u op te nemen op basis van uw toestemming (op grond van artikel 6 lid 1a AVG (GDPR)). Als u dergelijke e-mails niet langer van ons wenst te ontvangen, kunt u zich op elk gewenst moment via een overeenkomstige link afmelden en zo uw toestemming voor de toekomst intrekken. Wij hebben met HubSpot een verwerkingsovereenkomst afgesloten in overeenstemming met artikel 28 AVG (GDPR). De gegevens worden opgeslagen in Europese datacentra. De gegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor het doeleinde of totdat verwijdering ervan wordt gevraagd. Meer informatie over de gegevensverwerking door HubSpot vindt u hier. 

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Hostnet verkoopt of verhandelt uw persoonsgegevens niet aan derde partijen. Wij kunnen bepaalde persoonsgegevens wel delen met externe leveranciers (zoals een verwerker) of overheidsinstanties voor de hierboven beschreven doeleinden. Dit gebeurt in overeenstemming met relevante wetgeving. 

Leveranciers

In beperkte gevallen kan een specifieke leverancier ons helpen bij het verwerken van uw persoonsgegevens. Met zulke leveranciers sluiten wij verwerkingsovereenkomsten. Dit doen we zodat goed is vastgelegd dat zij persoonsgegevens correct beveiligen en zij tijdig melding bij ons doen bij (een vermoeden van) een datalek. 

Overheidsinstanties

Hostnet kan wettelijk verplicht worden om sommige persoonsgegevens te delen met overheidsinstanties. Het kan ook noodzakelijk zijn dat Hostnet uw persoonsgegevens overdraagt om de rechten van Hostnet te beschermen. Ook dit gebeurt in overeenstemming met de relevante wetgeving. We kunnen bijvoorbeeld gegevens delen met overheidsinstanties als we van mening zijn dat uw acties niet in overeenstemming zijn met de wet, onze voorwaarden of ons beleid en om de rechten, eigendommen en veiligheid van Hostnet en anderen te beschermen. Misbruik of evident illegale activiteiten melden wij in dat kader altijd.

Overige partijen

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens bijvoorbeeld delen met de volgende partijen:

• Aandeelhouders
  Wij kunnen gegevens delen met aandeelhouders. Bijvoorbeeld voor het opstellen van managementrapportages of voor klantenservice-diensten. Ook is het mogelijk dat we persoonsgegevens delen met een potentiële nieuwe aandeelhouder voor een mogelijke verkoop van aandelen.
• Andere group.ONE-entiteiten
  We kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan andere entiteiten binnen ons moederbedrijf group.ONE, bijvoorbeeld als u additionele diensten van een andere entiteit binnen group.ONE afneemt via Hostnet. Systeembeheeractiviteiten kunnen in Nederland, Denemarken en India plaatsvinden. Ontvangers binnen group.ONE verwerken uw persoonsgegevens wanneer dit nodig is om u ondersteuning te bieden bij diensten die u bij Hostnet afneemt en doen dit als verwerker van Hostnet op grond van een verwerkersovereenkomst.
• Uitgevende instanties van domeinnamen
  Als domeinnaamregistrar is Hostnet verplicht om, wanneer u een domeinnaam registreert, bepaalde informatie te verstrekken aan de uitgevende instantie van de betreffende domeinextensie. Deze informatie kan verschillen per uitgevende instantie. In de regel verstrekken wij uw contactgegevens (naam en adres), maar mogelijk ook uw e-mail, telefoonnummer en geboortedatum. De relevante uitgevende instantie kan dergelijke informatie voor het publiek beschikbaar stellen via een open, toegankelijke database van domeinnaamhouders, de zogenaamde WHOIS-database. Voor sommige extensies geldt dat u de WHOIS-gegevens kunt laten afschermen door de uitgevende instantie. Uw gegevens zijn dan nog wel bekend bij de uitgevende instantie, maar niet meer zichtbaar in de openbare WHOIS-database.
• Ons accountantskantoor
  Wij kunnen gegevens delen met ons accountantskantoor voor het uitvoeren van onze (jaar)controles.
• Ict-dienstverleners
  Tijdens het onderhouden, beheren en ondersteunen van onze systemen en applicaties kunnen ict-dienstverleners beperkt toegang hebben tot verschillende persoonsgegevens. Dit wordt altijd vooraf besproken met Hostnet.
• Deurwaarders, bewindvoerders en overige externe adviseurs
  Aan deze partijen kunnen wij uw naam, contactgegevens en financiële gegevens verstrekken.

Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

Op grond van artikel 32 uit de AVG zijn wij verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. De beveiliging van uw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. 

Alleen werknemers die daarvoor van ons een bevoegdheid hebben gekregen, hebben toegang tot persoonsgegevens. Zij hebben hiervoor een geheimhoudingsverklaring getekend. Wij kennen mede daardoor een passend beschermingsniveau. Dit beschermingsniveau stellen wij bij wanneer nodig. Wij doen er alles aan om datalekken (inbreuken op de beveiliging) te voorkomen. Wanneer er sprake is van een datalek, handelen wij volgens ons datalekprotocol.

Waar slaan we uw gegevens op?

Voor het verkrijgen en bewaren van bepaalde gegevens gebruiken we verschillende applicaties. Om uw privacy te waarborgen, kiezen we onze leveranciers zorgvuldig uit en zijn deze applicaties aan strenge regels gebonden. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie (EU).

Opslag buiten de EER

Voor de gegevens die buiten de EER (Europese Economische Ruimte) worden verzonden, werken we alleen met partijen die volgens de Europese regels voldoende bescherming bieden. Als we (eventueel via onze externe dienstverleners) uw gegevens buiten de EER verwerken, dan zorgen we voor een passende bescherming van uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld door speciale contracten (standard contractual clauses) te gebruiken.

Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om goed geïnformeerd te worden over wat wij met uw gegevens doen en waarom we uw gegevens nodig hebben. Dat doen we via deze privacyverklaring. Daarnaast heeft u de volgende rechten:

• recht op inzage (als u wilt weten welke gegevens we van u verzamelen);
• recht op rectificatie (we passen graag alle gegevens aan die niet meer kloppen);
• recht om vergeten te worden (in sommige gevallen kunt u ons vragen om uw gegevens te verwijderen);
• recht op beperking van de verwerking (in sommige gevallen mag u ons vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken);
• recht op overdraagbaarheid van gegevens (als u dat wilt, kunnen we uw gegevens doorgeven aan een andere partij of u een kopie van uw gegevens geven);
• recht op bezwaar (in sommige gevallen mag u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens).

Gebruikmaken van uw rechten

Wilt u gebruikmaken van een van uw rechten? Neem dan contact op via de contactgegevens hieronder. Na het ontvangen van uw verzoek nemen wij (tijdens kantooruren) zo snel mogelijk contact met u op. Binnen uiterlijk 30 dagen is uw verzoek volledig verwerkt.

Aanpassen van uw gegevens

U kunt uw klantgegevens inzien en aanpassen via Mijn Hostnet. Eenmaal ingelogd gaat u naar 'Account'. Hier vindt u uw contactgegevens en kunt u deze wijzigen. Ook uw WHOIS-gegevens past u aan via Mijn Hostnet. Eenmaal ingelogd gaat u naar 'Diensten'. Hier kiest u de domeinnaam waarvan u de WHOIS-gegevens wilt wijzigen. Kies nu via de tab 'Domeinnaam' voor 'WHOIS-gegevens wijzigen'.

Indien de contracthouder van een domeinnaam wijzigt, is het nodig het contract te verplaatsen naar diens klantaccount. Meer informatie daarover leest u via de volgende pagina: https://helpdesk.hostnet.nl/hc/nl-nl/articles/360015285718-hoe-kan-ik-het-contract-van-mijn-domeinnaam-verplaatsen.